Proč neposílat hromadné e-maily z běžného e-mailového klienta

Drobná chyba může mít fatální následky

Pokud omylem rozešlete e-maily příjemcům prostřednictvím pole CC, dozvědí se všichni příjemci o všech ostatních. To je velmi nežádoucí, protože odevzdáte seznam cizích e-mailů někomu, kdo je může zneužít k rozesílání nevyžádané pošty. V případě, že vám někdo svěří svůj e-mail, určitě si nepřeje, abyste ho předávali ostatním.

Odmítnutí zprávy cílovým poštovním serverem

Množství poštovních serverů je nastaveno tak, že e-mail, který obsahuje více příjemců v poli BCC nebo CC, je automaticky odmítnut nebo vyhodnocen jako SPAM. To, jaký počet příjemců v poli BCC nebo CC je ještě přípustný, záleží na nastavení cílového poštovního serveru.

I běžný příjemce pozná, že rozesíláte e-maily hromadně

Žádný příjemce se nechce cítit jako jeden ze sta. Očekává od vás osobní přístup, proč mu ho nenabídnout? Jaké jsou nejčastější znaky hromadného e-mailu?

• E-mail není adresován přímo příjemci, jde tedy poznat, že se jedná o hromadný e-mail.
• V e-mailu je vidět více příjemců v CC, jde tedy poznat, že se jedná o hromadný e-mail.
• E-mail je neosobní a nepersonalizovaný, je psán takovou formou, že jde ihned poznat, že se jedná o hromadný e-mail.

Chyba uprostřed rozesílání a duplicitní rozesílání

Rozesíláte-li hromadné e-maily s využitím běžného e-mailového klienta, může se lehce stát, že vypadne připojení k internetu, vy znovu kliknete na tlačítko odeslat a e-mail odejde duplicitně. Pokud rozesíláte e-maily na vícekrát, snadno se stane, že rozešlete jednomu příjemci více stejných e-mailů. To je pro příjemce nežádoucí. Nikdo nemá rád zbytečné e-maily, které ho jen připraví o čas.

Pracnost, zdlouhavost, selhání lidského faktoru

Máte-li více seznamů příjemců, je potřeba rozesílat zprávy na několikrát. Více opakovaných kroků znamená vyšší riziko selhání lidského faktoru. Stačí pár kliknutí vedle a odejdou zprávy tam, kam nemají. Tato chyba není vratná a může pošramotit vztahy a snížit důvěru vašich příjemců.

Složitost správy seznamů příjemců

Běžný e-mailový klient je přizpůsoben tomu, abyste byli schopni rychle odeslat e-mail vybranému příjemci. Nedokáže řešit správu seznamů příjemců, zařazení jednoho příjemce do více seznamů, automatické přihlašování příjemců do seznamů a automatické odhlašování příjemců ze seznamů.

Pokud se bude chtít zákazník odhlásit ze seznamu příjemců, nemá jinou možnost, než vám zavolat, napsat e-mail nebo vás jinak kontaktovat. Vy na tuto žádost musíte reagovat, což vám zbytečně zabere čas. Navíc budete vyřizovat požadavek se zpožděním a může se také stát, že se požadavek ztratí a příjemci tak dojdou v budoucnu další hromadné e-maily. Na základě předchozí chyby se pak vlastně z hromadných e-mailů stává nevyžádaná pošta.

Nemožnost týmové spolupráce a zpětné kontroly

Pracujete-li v týmu, je odesílání ze standardního e-mailového klienta problémem samo o sobě. Nikdo kromě odesílatele nemá možnost kontroly e-mailu a není možno rozdělit úkoly mezi jednotlivé členy týmu. Kroky nutné pro přípravu a rozeslání hromadného e-mailu jdou napříč různými odděleními a samotná komunikace bývá mnohdy náročná.

Vytvořit kvalitní e-mail není jednoduché. Je třeba připravit přesně cílený seznam příjemců (marketingové oddělení), připravit grafiku (grafické oddělení/IT), připravit texty (marketingové oddělení/copywriter), vytvořit šablonu e-mailu (grafické oddělení/IT/HTML kodér), provést kontrolu a autorizaci (marketingové oddělení/pověřená osoba) a následně provést rozesílku hromadných e-mailů. Po rozesílce je potřeba ještě vyhodnotit úspěšnost (marketingové oddělení).

Nemožnost vyhodnocení efektivity e-mailové kampaně

Hlavní výhodou mluvící pro e-mailový marketing je možnost kvalitního cílení a zaměření na konkrétní skupinu příjemců. Další výhodou je měřitelnost a možnost zpětného vyhodnocení e-mailové kampaně. S běžným e-mailovým klientem e-mailové kampaně vyhodnotit nedokážete, nemáte totiž k tomu potřebná data.

Mnoho těch, kteří tvrdí, že e-mailový marketing a rozesílání hromadných e-mailů nefunguje, jsou o této nepravdě přesvědčení právě kvůli tomu, že nezvolili kvalitní nástroj pro rozesílání e-mailů. Díky tomu, že neměřili výsledky a efektivitu, se pak e-mailový marketing stal černou dírou, ve které pouze mizely peníze, a nebylo možno identifikovat detaily, po jejichž změně by rozesílání e-mailů začalo být efektivní.